Microsoft Access：我需要幫助規劃我的第一個數據庫

Question

我是Microsoft Access的新用戶，因此我對數據庫設計有點模糊。我目前有幾張Excel電子表格，其中包含我公司管理的不同地點的化學濃度信息。這些電子表格中的每一個都按照位置名稱和測試日期進行組織。我爲每種需要追蹤的化學品都有一個電子表格。目前有7張紙，未來還會有更多。這些牀單基本上在最左邊有一列位置名稱，在最上面有一排日期化學測試。所以每張表看起來像這樣。

  June-13 July-13 Aug-13 ... 

位置1

位置2

位置3

...

每個位置和日期上重複每個電子表格;它們之間唯一的區別在於它們跟蹤的化學物質類型。我已經將這些電子表格中的每一個都轉移到Access表格中。我還通過創建位置表創建了位置名稱數據之間的關係。這使我可以創建一個查詢&表單來按位置名稱搜索數據。問題是我對MS Access沒有經驗，我不知道如何重新排列我的原始表格以允許日期和化學類型搜索。理想情況下，我想建立我的數據庫，以允許查詢和表單讓其他人通過位置名稱，日期和化學類型搜索這些數據。我瞭解查詢和表單設計的基礎知識，但我的數據似乎沒有按照這種方式計劃，以便我可以按地點名稱搜索任何內容。任何人都可以建議我可以佈置我的桌子或創建新桌子來幫助我做到這一點？任何幫助表示讚賞，因爲我對MS訪問非常陌生。

謝謝。

Answer 1

在開始使用MS Access之前，您需要對付兩個主要概念。首先是Access在計算的整體空間中。第二個是製表數據和交叉製表數據之間的差異。

MS Access位於信息管理的三個主要方面的交集。它們是數據庫，應用程序和文檔。 Access文件是一個文檔。它旨在像其他類型的文檔一樣進行管理，例如Word或Excel文檔。在不同類型的文檔（如電子表格和Access表格）之間移動數據也很容易。這種緩解可能是騙人的。當你真的只是腳踝深處時，你會覺得你掌握了信息管理非常容易。

Access文件包含應用程序。大多數應用程序設計問題都會由嚮導執行大量繁瑣工作的嚮導來簡化，例如創建基於一個或兩個表格的表單等。您可以從幾乎沒有應用程序設計背景入手。

Access文件包含數據庫。數據庫中的數據被放置到表中，並且錶行通過外鍵/主鍵關係彼此鏈接。開始使用Access比使用SQL Server或Oracle更容易。但是，再次，啓動的輕鬆可能會隱藏需要一些努力來學習的學科的存在。良好的數據庫設計並不複雜。但它是抽象的。除非你能夠在適當的抽象水平上思考，否則你會反覆向自己的腳射擊。

在桌面處理的限制範圍內，您可以在Access中完成需要完成的工作，您可以從其他工具所需的一小部分學習曲線開始。但你必須小心。

切換檔位，我想提醒您關於交叉製表數據和製表數據之間的差異。您向我們展示的電子表格，日期分佈在頂部，位置分佈在左側，是交叉列表數據的典型示例。電子表格是爲了處理這種形式的數據而構建的。關係數據庫不是。其他答案指出你有一些好的表格數據設計，但你不會從這些答案中受益，除非你明白其中的差異。

通常，使用Excel數據透視表工具可以比使用Access中的工具更容易地將交叉製表數據轉換爲製表數據。我建議你爲數據找出一個好的關係表系統，然後在將數據加載到Access之前使用Excel來轉換數據。當您第一次學習數據透視表時，您通常會學習如何將製表數據轉換爲交叉製表數據。另一種方式有點困難，但它是可行的。

就此，請注意，Access中沒有嚮導可幫助您將一組信息要求轉換爲表格系統。在開始使用第一個嚮導之前，您必須這樣做。

這只是冰山的一角。

Answer 2

從您提供的描述，我建議奠定了你的數據如下：

位置表

• 位置ID
• 地點名稱
• 位置的地址。
• 等

Ch emicals表

• 化學ID
• 化學名稱
• 等

數據表（叫它什麼）

• 位置ID
• 化學ID
• 閱讀日期（即。月）

這樣，您擁有的日期可以列爲「行」而不是「列」。這將使查詢和搜索變得更簡單。

如果您不熟悉如上所述編寫查詢來安排數據，則可能可以在excel文件中執行一些手動工作以在導入到Access之前以這種方式獲取數據。