你如何報告你的項目狀態？

Question

目前我使用"One Page Project Manager" Excel Template作爲項目狀態報告。它包含了上週工作的摘要和下週的預測。對於我們追蹤的所有重要任務，如果他們是否合併。一切都在一個頁面上。我每週都會向所有參與者/利益相關者發送此報告。 （提示：我不在敏捷的環境中工作）

您如何報告項目狀態？

Answer 1

狀態報告應該簡短（沒人願意坐在那裏好半天團隊的每一個成員的推移和對他們的狀態），所以我的SOFT報告的忠實粉絲：

• 成功案例 - 自上次狀態會議以來取得的成就：直接從項目進度表中刪除任務。如果可能的話，我儘量避免報告x％完成 - 它已完成，或者不完成。按％表示，意味着任務的週期爲周，95％爲。這也鼓勵項目經理/技術負責人將工作分解結構分解成不超過幾天的任務。
• 機會 - 你有沒有發現任何機會：有助於該項目未被考慮的事情（例如：找到一個更好的腳本編寫方法，一個可以節省項目實施的庫，等等）
• 未來的工作 - 您現在和下次狀態會議之間的工作是什麼：再次，直接關閉項目進度表。
• 威脅 - 您是否發現任何會影響您完成預定工作的能力？例如：在要求中的先前未知的漏洞，支持電話佔用了大部分時間，執行的事情證明比預期的要困難等。

理想情況下，我會盡量避免在做這些事情一個大型的項目會議，因爲90％的材料與房間裏一半的人無關。我喜歡在會議之前收集SOFT報告，在會議之前花一些時間看看它們，然後討論在實際會議期間可能與每個人相關的具體問題。

Answer 2

我不是單獨狀態報告的粉絲。我希望項目狀態報告是我們使用的項目管理軟件的一項功能。節省時間和向所有人（團隊，管理層，股東，客戶）提供相同信息的最佳方法之一是建立一個整合的信息/數據管理系統，並將其用於滿足您的所有需求。即使您必須在公司外部單獨發送報告，最好也應該是來自該管理系統的報告。

我們處於敏捷環境並使用VersionOne。團隊管理其上的所有任務和活動，同時公司的其他人員可以查看進展情況，查看固定屬於VersionOne的部分的burndowns和許多其他報告。

http://www.VersionOne.com

Answer 3

即使你不使用你的敏捷仍然會在功能跟蹤你的進步，而不是在任務中取勝。

您的利益相關者很可能不知道'重構t_sec_name表以將自動增量添加到標識列'意味着什麼，並且很可能不會在意它是否完成。

但是，如果您要報告「提高嚮應用程序添加新用戶的性能」的進度，您將能夠向讀者傳達有關進度的信息。

所以我會報告：

• 更改/修復/增強的功能級別的進展，
  • 工作完成進度
  • 工作
  • 工作計劃
• 業務/客戶要解決的決策/問題
個
• 風險（創建報表是更新您的風險登記冊的好時機）
• 團隊的問題（節假日，病假，培訓）

Answer 4

我們有各種各樣的「強制執行」格式，我的工作。

我每天的狀態分爲三類：

• 事情完成
• 事情沒有完成（爲什麼）
• 顧客評論
  • 包括功能/添加
  • 偷拍請求謝謝，投訴等
  • misc其他

項目狀態與時間表級聯每日狀態顯示什麼是超前/落後。

Answer 5

您爲自己維護的項目管理信息是一回事，您向高級管理層和客戶展示的是另一回事。

如果你的客戶是在食品運輸業務，並讓你建立他們的ERP應用程序，他們可能不會理解來自敏捷/ Scrum或prince2的概念。

他們會明白什麼？百分比和純英文。

這裏是我每週（通常在週五下午）發送給客戶和高級管理層的「項目進度更新」（或「突出報告」）的示例。

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HIGHLIGHT報告2/DEC/2008

• 你的項目是65％完成。
• 設計/樣機階段所有任務的100％已完成。
• 70％的編碼階段任務已完成。
• 項目管理階段已完成45％。
• 目前質量控制階段已完成10％。輔助任務

• 35％已經完成

• 我們的錯誤日誌中目前包含3個未修正的錯誤（其中1個被標記爲高優先級）。

• 錯誤日誌還包含3個功能添加待批准。

我們剛剛將我們的最新作品上傳到了我們的集合地點供您審閱。

我們將要處理的下一件事是照相館部分，我們的目標是在下週末完成（待下週中旬確認）。

我們仍在等待信用卡網關提供商確認您的帳戶，以便您可以接收在線支付。我們已將此標記爲風險，因爲我們仍在等待您的互聯網商家帳戶獲得您銀行的批准。

讓我知道如果您有任何問題，我會很樂意回答他們盡我所能。

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其簡單。它確實錯過了很多有用的指標，你可以從burndown chart和scrum方法中獲得。但那些直接向客戶（或管理層）提供的數據不是很好的數字。

哦，我應該列出關於列出錯誤的一點。高級管理人員有不同級別的披露。個人而言，我非常透明。但是您應該向您的經理覈實您允許向客戶透露多少「壞東西」。

我對此有更深入的博客文章，如果你有興趣：Project Status Reports Everyone Can Understand

LM

Answer 6

我有一個白板我的房間外。它是一個笑臉。當項目發生狀態變化時，它會在皺眉，擔心的曲折，嚴峻的決心，微笑和笑容之間切換。在它旁邊是代表最後一次更改的箭頭。

儘管它開始是一個笑話，但它確實是讓非技術同事張貼在項目所在位置的好方法。

Answer 7

我的公司使用VersionOne來獲取完成的積壓項目的百分比，以前衝刺的延期項目以及整體項目完成百分比等信息。當我們想向客戶展示這些信息時，我們會創建一個功能點展示幷包含信息。對於內部使用，我們只是在VersionOne的網站上查找它，或者將它放在一個excel文件中，供無法訪問它的非技術員工使用。

Answer 8

我使用我以前的項目經理開發的優秀項目狀態報告。我已經成功地使用它，因爲與各種贊助商合作，他們喜歡把重點放在問題，風險，里程碑和預算上。

我把XLS文件放在一堆其他PM templates。最後，我會圍繞它描述如何有效地使用它。然而，如果你堅持使用非情緒化的語言，那麼應該關注應該設置的問題/風險的影響。

我也看了一下OPPM的書，並沒有真正留下深刻的印象。相比之下，我們的Project Status Report通常需要15分鐘的時間來學習如何使用，而不是整本書。

注意：這不是爲團隊成員報告他們的狀態而設計的，而是爲了向項目負責人和項目經理報告項目狀態。